Organizando Eventos

Aventuras y desventuras de la organización de eventos

 

Como algunos ya saben, hace relativamente poco organizamos en Ilunion ITS nuestro primer evento relacionado con las tecnologías Cloud, el cual fue todo un éxito. Personalmente, también ha sido uno de los primero eventos en los que me he implicado personalmente de principio a fin, y ha sido una experiencia muy instructiva. Por mucho que te lo cuenten, hasta que no te implicas en algo así no te haces una idea de la cantidad de asuntos que hay que planificar, abordar y solucionar, y por más que he buscado, no encuentro muchos artículos sobre el tema, así que… ¿Que tal si os cuento como ha ido la experiencia?

 

 

 

Muchos de estos eventos suelen nacer en las reuniones de la comunidad tech, normalmente acompañada de unas cervezas, unos ganchitos (con suerte) y un «no hay h…». Y aquí comienza el primer escollo. Eventos hay muchos repartidos a lo largo del año, y de muy diversas temáticas, así que inevitablemente hay que preguntarse ¿Que quiero/puedo contar? y ¿Que aporto de diferencial sobre el resto de los eventos?

Una vez contestadas ambas preguntas, hay que tener muy en cuenta cual será el target del evento. El plantear un evento dirigido a responsables de Negocio (CxO, como era nuestro caso) va a marcar tanto el enfoque de las sesiones, como las necesidades de espacio, y acondicionamiento del mismo, lo cual en nuestro caso determinó también el lugar donde celebrarlo, pero ya llegaremos a eso más adelante.

 

 

Así pues, ya tenemos una idea clara de como va a ser nuestro evento, pero ahora viene lo dificil: !Hay que convertir las ideas en realidad!

 

Buscando apoyos…

 

Una parte muy importante de todo evento es todo el apoyo que consigas para el mismo, principalmente dividido en dos grandes grupos: Los que dan apoyo organizativo (que suelen ser los ideologos del asunto, junto con amigos, simpatizantes y colaboradores «a la fuerza» como suelen ser nuestras familias) y los que dan apoyo logístico.

Los del primer grupo, por lo general, son más faciles de encontrar, puesto que ya nos conocen y seguramente nos habrán apoyado más de una vez en nuestras locuras. Los del segundo grupo, llamémoslo crematístico, son por lo general bastante más complicados de encontrar y gestionar. Siempre es buena idea empezar nuestra búsqueda por aquellos con los que tenemos relación a nivel de negocios. Por poner un ejemplo concreto, nosotros contamos con Logitech (desde aquí, gracias a Christophe), con los que tenemos gran relación, y con Microsoft, ya que en el evento estuvimos hablando casi siempre de Azure. Adicionalmente, contabamos con el visto bueno y el apoyo de los responsables de ILUNION, que nos abrieron muchas puertas, y con el trabajo de nuestros compañeros que nos ayudaron a estar pendiente de todo.

A destacar también la infraestructura necesaria para el evento… En función de aquel target que  mencionabamos, tendremos que proveer más o menos espacio, y adecuarlo al tipo de sesiones a impartir. En nuestro caso, contamos con la colaboración de nuestros primos del hotel ILUNION ATRIUM, que nos brindaron sus instalaciones para un objetivo de 35 personas.

Así pues, ya tenemos idea y medios para realizarla… ahora… lo que queda es facil, ¿no?

Montandolo todo

 

Bien… primera toma de decisiones: ¿Qué sesiones hacemos? ¿uno o varios tracks? ¿Cuantas sesiones? Por lo general, en los eventos de comunidad, las respuestas son «cuantas más mejor» y «¿cuantas caben?», lo cual a su vez ha provocado que ultimamente esté la cosa bastante dificil para conseguir una ponencia en eventos grandes, ya que afortunadamente cada dia más gente se anima a subirse a un escenario a contar cosas interesantes. El elegir bien las sesiones y los ponentes es uno de los factores clave de todo evento, y soy consciente del enorme dolor de cabeza que supone elegir estas entre todas las que se proponen (a que si, Alberto, Adrian, Santi, David, Unai, Cristina, Luis, Rafa, Carlos, etc…?)

En cambio, en un evento pequeño, normalmente has de contar con que las personas que acudan al evento lo harán por un interés muy concreto en uno o más de los temas que se plantea. En este caso, contamos con la presencia de ponentes tanto de la propia casa, como Mario Medina o Javier Menendez Pallo, como con colaboradores entusiastas de la talla de Christophe Meline (Logitech), o Daniel Matey (Microsoft).

Otro punto importante, es la propia presentación. Está muy bien el montar todo con mucho amor, pero si nadie sabe que esto va a ocurrir, te vas a encontrar una sala sin nadie. Por eso, no hay que descuidar la presentación del mismo. Montar una página, hacer un mailing, el diseño de las invitaciones y la agenda son puntos importantisiomos para transmitir la idea del evento, y en cierta manera marcan el tono que tendrá el evento en general. No es posible hacer un evento de negocios con una agenda escrita en «Comic Sans», por lo que el diseño, y las formas a utilizar para transmitir invitaciones y/o difusión es objeto de mil vueltas hasta dar con que se considera más adecuado. Además, una vez los invitados comienzan a responder, positiva o negativamente, hay que tener previsto la atención, el mecanismo de control, y contestasr agradeciendo la respuesta, SIEMPRE!

Se acerca el día…

 

Bueno… ya está en marcha, se acerca… pero no vayamos tan rápido. Los días después de enviar invitaciones, es un sinvivir de mirar constantemente el correo (especialmente habilitado para la occasion) y de echar cuentas para ver si tu capacidad de convocatoria ha sido buena (o no) y ver como poco a poco se van apuntando asistentes. En ocasiones, como fue nuestro caso, llenas con relativa facilidad (gracias a todos los asistentes!!!) pero en otras ocasiones, es una lucha continua de darle difusión, hasta conseguir al menos un aforo aceptable. Muchos de los grandes eventos comenzaron siendo cuatro gatos en un aula de Universidad, y a día de hoy no entran en grandes pabellones, por lo que ¡No desespereis! por lo menos los asistentes, ante un trabajo esmerado, os lo agradecerán de corazón.

Eso sí, antes del día, quedan las carreras de última hora: Revisar que la sala, auditorio o lo que sea, está perfectamente instalada y cableada, que se dispone de toda la conectividad necesaria (en los eventos de Tecnología esto suele ser esencial), el almuerzo, o aperitivo que se dará a los asistentes, preparar identificaciones también para los asistentes y los ponentes, si hay regalos, preparar las bolsas, el mecanismo de sorteo de los regalos, etc. En fin, cientos de pequeños detalles que al final marcan la diferencia, y que hacen que los tres o cuatro últimos días sean una auténtica locura para ocuparnos de que todo esté perfectamente puesto a punto

Y llega el gran día…

 

Ese día te levantas temprano (MUY temprano!!!), y llegas el primero. Aprovechas para tomar un café (si puedes a esa hora) antes de que empiece a llegar la gente, y compruebas por decimo octava vez que la megafonía suena bien en toda la sala… descargas todo el material que no hubieras traido el dia anterior, y ahora ya no sirve de nada ponerse nervioso. Lo que comenzó, con suerte, un par o tres de meses antes en una conversación de bar, hoy se ha convertido en una realidad. Lo mejor que puedes hacer es relajarte, dejar que las cosas vayan discurriendo, y estar atento para poder ir corrigiendo las pequeñas desviaciones o problemas que inevitablemente salen en todo evento, pero tampoco te obsesiones… Al final siempre las cosas salen más o menos bien, y si hay grandes ausencias, sin duda la siguiente edición estarán corregidas. Al final, te queda la satisfacción de haber convertido aquella idea en una realidad, y la de ver la cara de los asistentes, sus preguntas y su interés en «eso» que teníais que contar.

Quede como epílogo de mi artículo mi agradecimiento (expresado también en persona a todos ellos) a los que se lo han currado alguna vez para conseguir que tengamos todos un gran día, aprendamos un poco más sobre un mundo que nos apasiona, y nos sea de utilidad. Por mi parte, ha sido un placer, y volver a repetirlo, sin duda!!!

 

 

PD: Sobre todo para los asistentes, no quiero dejar de mencionar el fantastico networking que se hace en estos eventos, donde puedes conocer en persona la gente que te lleva ayudando sin saberlo desde hace mucho tiempo, y ver que en persona, son aún mejores que en sus artículos!’

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